Si m’he adonat d’alguna cosa treballant pel meu compte és que:
El temps són diners.
De vegades em sorprenc a mi mateixa calculant si el temps que trigo en anar a comprar a la ciutat compensa l’estalvi i el poder adquirir alguns productes específics o no… Una aprèn a organitzar-se millor i evitar, per tots els mitjans, desaprofitar el seu actiu més gran .
I per què us explico això? Perquè al capdavall, gestionar bé ens ajuda a maximitzar la nostra productivitat i ens fa guanyar temps, ergo, diners.
Avui us donaré alguns tips per treure-li el màxim partit al nostre dia a dia!
-
Identifica els lladres de temps
Els lladres de temps són aquest tipus de tasques que, encara que cal fer-les, moltes vegades ens distreuen: mails, WhatsApp, xerrades amb companys, xarxes socials, xerrades amb clients… Pren consciència del temps que dediques a aquestes tasques i:
- Decideix quan revisaràs mails, xarxes socials i WhatsApp. No estiguis consultant el mòbil en tot moment.
- Organitza reunions amb els companys per poder comentar el que calgui.
- Aprèn a focalitzar el client abans que t’expliqui la seva vida.
-
Prioritza.
Està clar que no totes les tasques són igual d’importants. Fes un llistat i classifica-les:
- Segons la seva importància: molt important, important…
- Segons la seva periodicitat: diària, setmanal, mensual…
Això us ajudarà per poder organitzar l’agenda i distribuir tasques entre l’equip.
-
Planifica el dia.
Marcar-se objectius diaris és una bona pràctica per a totes aquelles tasques que ajornem sistemàticament. Avui no me’n puc anar sense…
-
Dissenya rutines, protocols.
Les rutines i els protocols ajuden a optimitzar processos i a executar-los de manera més eficient. Tenir clar com fer una tasca o què toca fer dimecres, per exemple, genera hàbits de treball i comporta un estalvi de temps i errors considerable.
-
Acota el temps, anota a l’agenda.
Fer llistes està bé, però ens cal concretar una mica més. Quan tinguis clares les teves tasques pendents, anotar a l’agenda: dia i hora, tenint en compte el temps que et portarà fer cadascuna. D’aquesta manera podrem evitar acceptar més feina de la que podem fer, sortir tard o portar feina a casa. Si l’agenda és plena, cal buscar forat en un altre moment.
-
Ordena i organitza l’entorn.
Sembla una ximpleria però en un entorn caòtic o desordenat el temps d’execució de les tasques es dilata. Per poder treballar de manera eficient necessitem portar un ordre i tenir tot el que necessitarem a mà i preparat.
Informatitzar (el que es pugui ficar a l’ordinador) ens ajuda a tenir sempre la informació a mà.
-
Compte amb la multitasca!
Moltes vegades volem estar en tot, saltem d’una tasca a una altra i al final es queda tot a mitges i triguem molt més a acabar. Hem de ser conscients que si estem fent alguna cosa important no podem aturar-nos, cal respectar el temps que hem anotat a l’agenda i acabar la tasca per començar amb l’altra.
-
Aprèn a delegar.
Això per a mi, i suposo que per a molts, és una cosa que m’ha costat un munt. Sempre pensem que anirem més ràpid si ho fem nosaltres que si ho hem d’enviar i explicar a algú… Doncs ens equivoquem. Un cop la persona sap què cal fer (tindrem rutines i protocols creats) nosaltres guanyem temps per dedicar-nos a altres coses més importants.
Un exercici que a mi em va funcionar molt bé va ser fer una llista amb totes les meves tasques i valorar quines era imprescindible que fes jo i quines no. Les que no són les que podrem delegar, només cal buscar un perfil o perfils que encaixin i organitzar-se.
Segur que esteu pensat que això és de sentit comú, que aquests consells són obvis. Jo he trigat anys a adonar-me que treballar cada dia, inclosos els caps de setmana, de 8h a 12h diàries no era per volum de feina. Una part sí, però analitzant amb el meu coach @daviddominguez ens vam adonar que hi havia un problema d’organització i de no saber dir que no (això ja valdria per a un altre post). Així que no està de més que valoreu tots aquests aspectes amb el vostre equip i poseu ordre per poder millorar la vostra productivitat i gaudir de més temps lliure.at
