Si de algo me he dado cuenta trabajando por mi cuenta es que:
El tiempo es dinero.
A veces me sorprendo a mí misma calculando si el tiempo que tardo en ir a comprar a la ciudad compensa el ahorro y el poder adquirir algunos productos específicos o no… Una aprende a organizarse mejor y evitar, por todos los medios, desperdiciar mi mayor activo.
¿Y por qué os cuento esto? Porqué al fin y al cabo, gestionar bien nos ayuda a maximizar nuestra productividad y nos hace ganar tiempo, ergo, dinero.
Hoy voy a daros algunos tips para ¡sacarle el máximo partido a nuestro día a día!
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Identifica los ladrones de tiempo
Los ladrones de tiempo son ese tipo de tareas que, aunque hay que hacerlas, en muchas ocasiones nos distraen: mails, WhatsApp, charlas con compañeros, redes sociales, charlas con clientes… Toma consciencia del tiempo que dedicas a estas tareas y…
- Decide cuándo vas a revisar mails, rrss y WhatsApp. No estés consultando el móvil en todo momento.
- Organiza reuniones con los compañeros para poder comentar lo que sea necesario.
- Aprende a focalizar al cliente antes de que te cuente su vida.
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Prioriza.
Está claro que no todas las tareas son igual de importantes. Haz un listado y clasifícalas:
- Según su importancia: muy importante, importante…
- Según su periodicidad: diaria, semanal, mensual…
Esto te ayudará para poder agendar y distribuir tareas entre el equipo.
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Planifica el día.
Marcarse objetivos diarios es una buena práctica para todas aquellas tareas que llevamos procrastinando. Hoy no me puedo ir sin…
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Diseña rutinas, protocolos.
Las rutinas y los protocolos ayudan a optimizar procesos y a ejecutarlos de forma más eficiente. Tener claro cómo hacer una tarea o qué toca hacer el miércoles genera hábitos de trabajo y conlleva un ahorro de tiempo y de errores considerable.
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Acota el tiempo, agenda.
Hacer listas está bien, pero necesitamos concretar un poco más. Cuando tengas claras tus tareas pendientes, agéndalas: día y hora, teniendo en cuenta el tiempo que te llevará hacer cada una. De esta forma podremos evitar aceptar más trabajo del que podemos hacer, salir tarde o llevarnos faena a casa. Si la agenda está llena, hay que buscar hueco en otro momento.
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Ordena y organiza el entorno.
Parece una tontería pero en un entorno caótico o desordenado el tiempo de ejecución de las tareas se dilata. Para poder trabajar de forma eficiente necesitamos llevar un orden y tener todo lo que necesitaremos a mano y preparado.
Informatizar (lo que se pueda meter en el ordenador) nos ayuda a tener siempre la información a mano.
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Cuidado con la multitarea.
Muchas veces queremos estar en todo, saltamos de una tarea a otra y al final se queda todo a medias y tardamos mucho más en terminar. Tenemos que ser conscientes que si estamos haciendo algo importante no podemos parar, hay que respetar el tiempo que hemos agendado y terminar la tarea para empezar con la otra.
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Aprende a delegar.
Eso para mí, y supongo que para muchos, es algo que me ha costado un montón. Siempre pensamos que vamos a ir más rápido si lo hacemos nosotros que si se lo tenemos que mandar y explicar a alguien… Pues nos equivocamos. Una vez la persona sabe lo que hay que hacer (tendremos rutinas y protocolos creados) nosotros ganamos tiempo para dedicarnos a otras cosas más importantes.
Un ejercicio que a mí me funcionó muy bien fue hacer una lista con todas mis tareas y valorar cuáles era imprescindible que hiciera yo y cuáles no. Estas son las que podríamos delegar, solo te falta buscar un perfil o perfiles que encajen y organizarte.
Seguro que estáis pensado que esto es de sentido común, que estos consejos son obvios. Yo he tardado años en darme cuenta que trabajar todos los días, incluidos los fines de semana, de 8h a 12h diarias no era por volumen de trabajo. Una parte sí, pero analizando con mi coach @daviddominguez nos dimos cuenta que había un problema de organización y de no saber decir que no (esto ya valdría para otro post). Así que no está de más que valoréis todos estos aspectos con vuestro equipo y pongáis orden para poder mejorar vuestra productividad y gozar de más tiempo libre.
